Uni-Mail verwenden

Für eine E-Mail an Dozent*innen ist immer die E-Mail-Adresse der TU-Dortmund zu verwenden. Werden andere E-Mail-Adressen verwendet, können diese als Spam abgefangen oder auf Grund von „Scherzadressen“ ignoriert werden. Weiterhin dient die offizielle E-Mail-Adresse als Authentifikation, dass die schreibende Person tatsächlich Mitglied der TU-Dortmund ist.

Betreff

Die Angabe eines konkreten Betreffes in der Zeile „Betreff“ ist von großer Wichtigkeit. Bringen Sie das Anliegen der E-Mail hier in wenigen Worten zum Ausdruck, sodass die lehrende Person die Dringlichkeit der E-Mail auf einen Blick bewerten kann. Schlagworte wie „Sitzung der Veranstaltung am Datum, Seminararbeit in Veranstaltung …, BA-Arbeit, Klausur Veranstaltungstitel  am Datum“ sollten genutzt werden.

Anrede

Sollte die lehrende Person die Ansprache mit akademischem Grad/Dienstbezeichnung nicht explizit abgelehnt haben, so werden diese bei Professor*innen und Doktor*innen stets genannt, wobei Professor*in auszuschreiben ist, während Doktor*in mit Dr. abgekürzt wird. Bei Personen mit mehreren Titeln ist nur der höchste zu nennen.  PD (Privat Dozent) stellt weder eine Dienstbezeichnung noch einen akademischen Titel dar, sodass dies in der Anrede nicht zu nennen ist. Die Ansprache beginnt grundsätzlich mit „Sehr geehrte Frau + ggf. Titel, Nachname“ oder Sehr geehrter Herr + ggf. Titel, Nachname“, wenn die individuelle Geschlechtsidentität der empfangenden Person bekannt ist. Wenn diese nicht bekannt ist, kann „Sehr geehrte*r + ggf. Titel, Vorname, Nachname“ verwendet werden.

Präzisierung

Eine genaue Zuordnung des Anliegens zu einer Person, einer Veranstaltung oder einer Prüfung kann die Antwortzeit enorm reduzieren. Daher sind, je nach Kontext der E-Mail, der Name der Veranstaltung, die LSF Nummer der Veranstaltung, das Datum der Prüfung, das betreffende Semester und die Matrikelnummer anzugeben. 

Länge der E-Mail

E-Mails sind nach dem Grundsatz „so kurz wie möglich, so lang wie nötig“ zu verfassen. Das Anliegen ist kurz darzustellen und auf Ausschmückungen ist zu verzichten. Komplexere Themen sind häufig besser in einer Sprechstunde oder einem Telefonat zu erörtern.

Grußformel

Eine E-Mail endet mit einer förmlichen Grußformel, wobei „Mit freundlichen Grüßen“ gefolgt von einem Absatz und „Vorname Nachname“ die gängigste Form darstellt.